Per rogito notarile si intende ogni atto ricevuto da notaio.

Gli atti notarili sono regolati dalla Legge 16 febbraio 1913, n. 89 che impone al notaio il rispetto di determinati formalismi: la forma, l’identificazione dei comparenti, l’inserimento di determinate menzioni, la lettura e talvolta la presenza dei testimoni.

Il notaio, prima di ricevere un atto, deve compiere un’indagine sulla effettiva volontà delle parti al fine di individuare lo schema giuridico più consono alle esigenze e alle finalità del cliente: questo compito prende il nome di “funzione di adeguamento”. Il notaio, dopo aver assunto tutte le informazioni necessarie, è chiamato a prospettare al cliente i possibili strumenti alternativi per il raggiungimento dello scopo voluto e ad illustrare le implicazioni legali e fiscali degli strumenti che la legge mette a disposizione.

Ad esempio, qualora il cliente intenda costituire una società, il notaio deve prospettare i diversi tipi societari (società di persone, società di capitali ecc) ed esporre quali siano le caratteristiche dell’uno e dell’altro tipo al fine di mettere le condizioni il cliente di scegliere lo strumento più idoneo e più consono alle sue esigenze.

Una volta ricevuto l’atto, il notaio svolge un’importante funzione di conservazione dei documenti, con facoltà di rilasciarne copia a chiunque ne faccia richiesta e di aggiornamento dei pubblici registri (Conservatoria, Catasto e Registro Imprese) dove vengono depositati gli atti al fine della loro conoscibilità e opponibilità.

Gli atti del notaio svolgono altresì una funzione probatoria che è diversa a seconda che si tratti di “atti pubblici” o di “scritture private autenticate”.

L’ atto pubblico, chela legge definisce come “documento redatto, con le richieste formalità, da un notaio o da altro pubblico ufficiale autorizzato ad attribuirgli pubblica fede nel luogo dove l’atto è formato”,  “fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza del documento dal pubblico ufficiale che lo ha formato, nonché delle dichiarazioni delle parti e degli altri fatti che il pubblico ufficiale attesta avvenuti in sua presenza o da lui compiuti”.

La scrittura privata “fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta”; la sottoscrizione autenticata da notaio o da altro pubblico ufficiale, si ha, per legge, sempre per riconosciuta.

L’autenticazione consiste infatti nell’attestazione da parte del pubblico ufficiale che la sottoscrizione è stata apposta in sua presenza da persona della cui identità si è preventivamente accertato a mezzo di documenti in corso di validità.

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