Il notaio è da sempre il pubblico ufficiale deputato alla certificazione delle transazioni e il notaio digitale é il soggetto più qualificato per la conservazione di documenti legali informatici.

L’avvento dell’era digitale sta portando aziende e organizzazioni ad adeguare le proprie strutture alle nuove procedure digitali, con l’introduzione e la diffusione della pratica di dematerializzazione (conversione in formato digitale di un qualunque documento cartaceo di pertinenza aziendale) e successiva conservazione a norma.

Si è così aperta per il Notaio la grande opportunità di rinnovare la sua funzione storica, assumendo ora un ruolo rilevante proprio nell’ambito delle procedure di dematerializzazione documentale e conservazione sostitutiva.

La normativa in materia di conservazione non impone la figura del notaio come “Responsabile della Conservazione”, tuttavia l’intervento del Notaio apporta un significativo valore aggiunto all’intera procedura, riscontrabile nell’aumento dell’efficacia probatoria del documento dematerializzato e conservato a norma. Il documento digitale munito di certificazione notarile acquisisce infatti validità fino a querela di falso, senza possibilità di disconoscimento (eventualità invece ampiamente riscontrabile in caso di conservazione senza certificazione notarile).

Laddove nominato dal cliente Responsabile della Conservazione, il notaio diventa supervisore dell’intero processo di dematerializzazione e conservazione documentale, nonché garante della veridicità e autenticità del documento portato in conservazione e della corretta esecuzione delle operazioni effettuate.

La partecipazione del Notaio a presidio e supervisione del processo dota il documento conservato della medesima validità legale del documento originale.

Il notaio digitale opera anche come delegato del Responsabile della conservazione dei dati digitali, soprattutto quale Delegato del Commercialista dell’impresa, in particolare nei settori dell’escrow delle chiavi di cifratura e della conservazione dei dati amministrativi e contabili.

Il notaio, in questo contesto, si occupa in particolare della fase preliminare del processo di conservazione, con riferimento soprattutto alla chiusura dei lotti di conservazione, alla certificazione di conformità ed all’invio delle impronte alle agenzie fiscali, assumendosi in questo modo le responsabilità tecniche del processo.

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